je evenement of activiteit aanvragen

wat

Als je een evenement of activiteit organiseert, moet je dit in sommige gevallen vooraf aanvragen of melden. Voor sommige (onderdelen van) evenementen is een toelating van de gemeente nodig, anders mogen ze niet plaatsvinden. (zie voorwaarden)

voorwaarden

Als jouw evenement voldoet aan één of meer van onderstaande voorwaarden, moet je verplicht op tijd een aanvraag of melding indienen. Jouw evenement:

• vindt (gedeeltelijk) plaats op het openbaar domein.
• heeft impact op het openbaar domein of de verkeerssituatie, waardoor maatregelen nodig zijn.
• bevat elektronisch versterkte muziek met een afwijking van de Vlaamse geluidsnormen.
• heeft specifieke veiligheidsrisico’s zoals carbuurschieten, klaphamer, open vuur, kampvuur buiten toegelaten kampvuurkringen, kerstboomverbranding, locatie die moeilijk toegankelijk is voor hulpdiensten,…
• bevat een kampvuur in een toegelaten kampvuurkring of een nachtspel.
• vindt plaats in tent of open lucht met minstens 500 gelijktijdige aanwezigen.
• is publiek toegankelijk en bevat tijdelijke constructies. (Zoals tenten met een oppervlakte groter dan 50 m², cateringwagens, springkussens,…)
• is publiek toegankelijk en er zijn 'speciale' toelatingen vereist: gokken (bingo) of schenken van sterke drank (ook mixen met sterke drank zoals cocktails).
• wordt gepromoot door eigen reclameborden (niet de gemeentelijke aankondigingsborden) die je wil plaatsen langs gemeentewegen of drukwerk dat je wil uitdelen op openbaar terrein.
   

Let op:

• Voor private evenementen op privaat terrein kan de gemeente geen toelatingen geven.
• Op alle evenementen, ook degene die niet aangevraagd of gemeld moeten worden, is het Uniform Politiereglement Voorkempen (GAS-reglement) van toepassing, met o.a. bepalingen over (geluids)overlast. 
• De organisatie van de wekelijkse openbare markt, het plaatsen van kermiskramen op de openbare kermis, uitbreiding van reguliere activiteiten van handelaars, toekenning van standplaatsen aan mobiele verkoopinstallaties en evenementen die langer dan 120 dagen duren vallen niet onder de regelgeving ‘evenementen’ en moeten op een andere manier aangevraagd worden. Contacteer onze dienst evenementen (gegevens in contactblok) voor meer informatie.

procedure

Doe je aanvraag of melding van je evenement of activiteit via Eaglebe: https://app.eaglebe.com.

Doe je regelmatig of elk jaar opnieuw een evenementenaanvraag? Maak dan een account aan, bij voorkeur op een algemeen e-mailadres van je vereniging (als je daarover beschikt). Op die manier kan je je elk jaar opnieuw baseren op je eerdere aanvraag. Een account aanmaken doe je hier.

Nog vragen of wat hulp nodig? Contacteer onze dienst evenementen (gegevens in contactblok) of bel naar 03 2980 7 13. Binnenkort plaatsen we ook een instructiefilmpje op deze pagina.

Onze diensten behandelen je aanvraag, vragen eventueel advies aan de hulpdiensten (brandweer, politie) en vragen goedkeuring aan het college. Nadien krijgt de contactpersoon van het evenement of activiteit bericht van ons. Alle aanvragen die verband houden met je evenement (van materiaal of dergelijke) zijn steeds onder voorbehoud van de goedkeuring.

op tijd aanvragen

Wil je zeker zijn dat alles op tijd in orde is? Bezorg ons voor de deadlines de nodige basisinfo over je evenement. Wat deze basisinfomatie juist is, lees je hier in de evenementenleidraad.

• Een aanvraag voor een bijzonder groot evenement vanaf 1.500 gelijktijdige deelnemers doe je minstens vier maanden op voorhand.
• Een aanvraag voor een groot evenement vanaf 500 gelijktijdige deelnemers doe je minstens twee maanden op voorhand.
• Een aanvraag voor een kleiner evenement met minder dan 500 gelijktijdige deelnemers doe je minstens zes weken op voorhand.
• Een activiteit die enkel gemeld moet worden meld je minstens drie weken op voorhand.

Let op! Is je aanvraag te laat? We bekijken wat er nog mogelijk is maar kunnen je niets garanderen.

Als je ons extra informatie moet bezorgen, zoals bijvoorbeeld een veiligheidsplan of keuringsattesten of andere, dan hebben we die info minstens zes weken op voorhand nodig voor bijzonder grote evenementen en minstens vier weken op voorhand voor alle andere evenementen.